Lernbedarfsanalyse

Dank der Lernbedarfsanalyse richtig priorisieren

Die Lernbedarfsanalyse reiht sich nahtlos an die ersten beiden Schritte an. Sie wissen bereits, welches Problem Sie mit Hilfe einer Schulung lösen wollen (Blog, Teil 1) und welche Rahmenbedingungen Sie dabei berücksichtigen müssen (Blog, Teil 2). Wie geht es nun weiter?

Die Lernbedarfsanalyse

Eines der wichtigsten Hilfsmittel, mit denen Sie die Erreichung Ihrer strategischen Ziele effizient unterstützen, ist die Lernbedarfsanalyse. Beginnen Sie diesen Schritt mit der Bestimmung der übergeordneten Zielen, auch Projektziele genannt. Die Projektziele sind so etwas wie Ihr Leitstern für alle nachfolgenden Aktivitäten. Dank diesen übergeordneten Messlatten fällt es Ihnen leichter den Überblick zu behalten.

Bei diesen Zielen geht es darum, zwei zentrale Fragen zu beantworten :

  1. Welche Kompetenzen müssen vorhanden sein, um die definiertenProbleme zu lösen
  2. Welche Trainings- und Ausbildungsmassnahmen unterstützen den Mitarbeitenden, um die definierten, übergeordneten Ziele zu erreichen?

Elemente der Lernbedarfsanalyse

Die Lernbedarfsanalyse sollte Ihnen eine möglichst genaue Idee geben, welche Schulungen Sie für Ihr Unternehmen brauchen, um die benötigten Kompetenzen sicherzustellen. Und zwar bevor Sie in die Planung und Umsetzung gehen. Meist lohnt es sich, in diese Phase Zeit zu investieren und den Bedarf so detailliert wie möglich herauszufinden. In unserer Bedarfsanalyse gehen wir von 3 Phasen aus:

  1. Sammeln
  2. Priorisieren
  3. Ausmisten

Schritt 1: Sammeln

Im ersten Schritt sammeln Sie so viele Schulungsthemen wie möglich. Es empfiehlt sich hier mit Kreativitätstechniken zu arbeiten. Suchen Sie sich eine grosse (weisse) Wand. Im Idealfall eine, zu der später möglichst viele Mitarbeitende Zugang haben. Statten Sie sich mit Post-it in der Grösse A6 und Flipchartschreibern aus.

Schreiben Sie ganz oben auf der Wand die übergeordneten Projektziele gut sichtbar auf. Das darf auch ein grösserer Zettel oder ein Plakat sein. Machen Sie den Anfang und notieren Sie zuerst die Schulungen, die Sie bereits anbieten. Wichtig: Notieren Sie nur ein Thema pro Zettel. Danach suchen Sie weitere Themen und ergänzen diese. In dieser Phase dürfen Sie grosszügig und auch einmal unrealistisch unterwegs sein.

Nehmen Sie sich Zeit. Erfahrungsgemäss sind nicht alle Themen und Ideen auf „Knopfdruck“ abrufbar. Stellen Sie zudem für Ihre Mitarbeitenden Post-it-Zettel und Filzschreiber zur Verfügung. Bitten Sie alle, die in den nächsten 3-5 Tagen an der Wand vorbeigehen, die Sammlung zu ergänzen und auch neue Ideen aufzuschreiben.

Das Ziel der Sammlung ist, dass möglichst alle Schulungsthemen notiert sind, die Ihre Firma der Problemlösung näher bringt.

Schritt 2: Priorisieren

Sie werden nach dem ersten Schritt eine Vielzahl an Themen zur Auswahl haben. Es geht es nun darum, eine priorisierte Reihenfolge des Lernbedarfs zu erstellen. Sie können dazu eigene Kategorien erfinden oder mit folgenden Kriterien Ihre Prioritäten festlegen:

Muss
Muss-Schulungen sind absolut entscheidend zur Erreichung der Ziele sind und können unter keinen Umständen weggelassen werden. Sind die dort vermittelten Kenntnisse und Kompetenzen nicht oder mangelhaft vorhanden, hat das Unternehmen ein existentielles Problem. Im Eisenhower-Prinzip entspricht diese Kategorie dem Feld „dringend und wichtig“.

Soll
Soll-Schulungen tragen zu einem hohen Mass zum Unternehmenserfolg bei. Sind die dort vermittelten Kenntnisse und Kompetenzen nicht oder mangelhaft vorhanden, werden die Projektziele nur noch mit Einschränkungen erreicht werden.
Der wichtige Unterschied zur Muss-Kategorie: Aktivitäten können im schlimmsten Fall zeitlich verschoben werden. Muss-Schulungen haben diese Flexibilität nicht. Im Eisenhower-Prinzip entspricht diese Kategorie dem Feld „nicht super dringend aber wichtig“.

Kann
Kann-Schulungen werden wenn immer möglich angeboten. Oft werden sie auch als „nice to have“ bezeichnet, was jedoch zu oft zur kompletten Streichung führt. Besser wäre folgende Haltung: Bei akuten Zeit- oder Ressourcenkonflikten können sie vernachlässigt oder verschoben werden. Denn meistens sind diese Schulungen zwar nicht elementar wichtig, machen jedoch einen grossen Unterschied bei der Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden aus. Kann-Schulungen sollten besonders dann in die Planung aufgenommen werden, wenn sie mit wenig Aufwand umgesetzt werden können. Im Eisenhower-Prinzip entspricht diese Kategorie dem Feld „dringend aber nicht existenziell wichtig“.

Unter Umständen
In diese Kategorie fallen alle Schulungen, die folgende Kriterien erfüllen:

  • Wäre schön, trägt aber nichts oder zu wenig zu den übergeordneten Zielen bei
  • Wird gewollt, der Nutzen für die aktuellen Probleme und Ziele ist jedoch zu wenig gross
  • Weder wichtig noch dringend
  • Wird nicht gewollt

Lernbedarfsanalyse

Schritt 3: Ausmisten

Alles was in der Kategorie „unter Umständen“ gelandet ist, können Sie nun entweder irgendwo ablegen (für spätere Zwecke) oder gleich vernichten. Die Themen aus der „Kann-Kategorie“ prüfen Sie nochmals und entscheiden dann, ob sie in die aktuelle Planung einfliessen oder ob sie für die spätere Verwendung vorerst ausscheiden.

Schulungen aus der „Soll-Kategorie“ und diejenigen der „Muss-Kategorie“ nehmen Sie in die nächste Phase, die Detailplanung mit (Blog, Teil 5).

Wieso immer diese Akronyme?

Vielleicht haben Sie es schon bemerkt, wir suchen immer Akronyme, weil es uns damit besser gelingt, die richtige Reihenfolge bei unseren Prozessen einzuhalten. Soeben haben Sie die SPA und die MoSKaU-Methode (Original: MoSCoW-Priorisierung) kennengelernt. Falls Sie sich fragen, wo das kleine „o“ von MoSKaU oben zu finden ist? Die einfache Antwort – es ist nirgends zu finden, wird aber benötigt, um ein sinnvolles Wort zu kreieren. Schade, heisst die russische Hauptstadt nicht Muskau…

Wieso machen wir das mit diesen Abkürzungen so konsequent? Erstens macht es uns Spass und zudem haben wir aus allen Akronymen, die Sie in unserer 10-teiligen Serie kennenlernen, eine Geschichte gestaltet. Dank dieser Geschichte sind wir in der Lage bei unseren Beratungen und Projekten den Faden nie zu verlieren. Damit können wir jederzeit, ganz ohne Hilfsmittel, sicherstellen, dass wir die richtigen Fragen stellen.

Die ganze Geschichte und wie wir sie nutzen, erfahren Sie im 10. und letzten Teil des Blogs (im Oktober 2019)

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Armin Riebli
Autor
Armin Riebli
Über:
Armin Riebli, eidg. dipl. Kaufmann, Ausbilder mit eidg. FA und zertifizierter Innovationsmanager ist Experte für Schulungslösungen mit Langzeitwirkung. Dabei liegt der Fokus auf der bestmöglichen Kombination von Schulungsformen und -methodik für die Teilnehmenden. Er verfügt über langjährige Erfahrung als Bereichsleiter für Firmenkunden (B2B). Armin Riebli ist heute tätig als Geschäftsleiter des Blended-Learning-Spezialisten rissip. Daneben gibt er sein Wissen als Trainer weiter. Seine Spezialthemen sind Verhandlungstraining, Kundenbegeisterung und Kommunikation.
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